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歓送迎会の幹事の準備とは?当日の流れや挨拶をチェック!

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新年度は、新入社員の入社式や、中途採用で入ってくる人、異動で次に職場に出て行く人、会社によっても行事は様々です。

昨年までは、歓送迎会に参加していただけの新入社員の中には、先輩から4月の歓送迎会の幹事を依頼されている方も多いのではないでしょうか?

「初幹事だけど、何をすればいいの?」

いきなり歓送迎会の幹事と言っても、いったい何をどうやっていけばいいのかわからず、困ってしまいますよね。

今回は、そんな幹事を初めて務める方に、幹事の歓送迎会当日の動きや、挨拶の依頼、挨拶、乾杯の依頼などを紹介します!

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歓送迎会で幹事が最初に準備することは?

歓送迎会において、幹事が一番最初にやることと言えば、ずばり

準備

です。

ただ準備と言ってもさまざまで、場所の確保と日程、会費などがありますね。

中でも、これらの中で真っ先に準備しておかなければいけないのは、

日程

とくに主賓となる人たちのスケジュールを確認しておくこと

が重要になりますね。

歓迎会であれば新入社員たち、送迎会であれば異動をする社員たち。

また、参加する上役の人たちのスケジュールも確認しなければなりません。

歓送迎会として、歓迎会・送迎会を同時に行う場合は、歓送迎会の主賓のスケジュール確保になるため、より一層忙しくなります。

こうして、まずは主賓のスケジュールを確保してから、日時や場所を決めていくのです。

 

続いては、どこで歓送迎会を開くか、その場所を決めることになります。

場所を決める際に、1つ大切なポイントをお教えしますね。

それは…

何度も利用しているお店を選ぶこと

です。

初めてのお店だと、その会社がどのような事業を行っているのか、お店がどういうところなのかなどの把握を、幹事・お店側双方が行わなければならず、負担が増えてしまいます。

しかし、何度も利用しているお店であれば、お店側も歓送迎会だとわかると、幹事のサポートをしてくれることも多々あります。

これにより幹事の負担をグッと減らすことが可能。

そのため、過去の歓送迎会がどこで行われたか、事前に同僚や上司に聞いておくとよいですね。

この時、万が一に備えて、

  • いつまでならキャンセル料が発生しないか?
  • キャンセル料の金額はいくらか?

も確認しておくと良いでしょう。

 

そして、歓送迎会参加者の出欠を取り、出席者の名簿を作っておくと便利です。

その後、出席者、タイムテーブルも決まってきたら、

  • 挨拶や乾杯をお願いする方々
  • 当日お手伝いをお願いする方

に依頼に行きましょう。

この時、挨拶や乾杯をお願いする方には、あらかじめ相談をすることを伝えておきます。

贈呈用のお花、記念品などは、幹事が予約購入し、当日は同じ部署の同僚に取ってきてもらったり、予約購入から同僚に任せてみてもよいですね。

このように集金支払いをお願いする人や、花束・記念品を渡す人、誰に何をお願いするかなども、予めリストを作っておくと便利です。

前日には、歓送迎会について何かをお願いをした方には、確認をとることをお忘れなく!

 

そして、当日までには必ずお店に1度は足を運びましょう。

会場の雰囲気、席のセッティング、料理も写真などで確認しておくことをおすすめします。

また当日には、転出や退職者の方の挨拶の間などは、場の雰囲気もしんみりしてくるでしょう。

その時間は、事前にお店の方と相談して、料理の提供をやめてもらうように伝えておくことも大事です。

お店の人と、作成したタイムテーブルを元に相談しておくことをおすすめします。

 

歓送迎会当日の幹事は何をするの?

歓送迎会当日になったら、幹事は、他の出席者より、最低でも

30分から1時間は早く現場に到着する

ようにしましょう。

  • 上司の座る席のセッティング
  • お店の方との最終チェック

など、やること、確認するべきところはたくさんあります。

また、幹事は歓送迎会での司会という大きな仕事もあります。

歓送迎会の会費の集金などが予め可能なら、事前に集金しておくと、当日が楽になります。

もし当日に集金する場合は、誰かに手伝いを頼んで、お願いするようにします。

集金業務に追われて、せっかくの歓送迎会が遅れてしまったり、バタバタと見苦しい姿を見せないようにしましょう。

 

歓送迎会当日のスケジュールをチェック!

一般的な歓送迎会での、タイムテーブルは以下のような流れになりますね。

歓送迎会開始後に幹事がするべきことも、ここで紹介します。

1.歓送迎会の開始の言葉

歓送迎会開始の挨拶は、幹事が行います。

例としては、以下のような挨拶です。

「本日は、皆様お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。本日、幹事を務めさせていただきました、○○です。よろしくお願いします」

○○には、入社年度、入社年数を入れてもいいですね。

その後は、会の趣旨などを説明していくこととなります。

2.最初の挨拶

ここで幹事が行うのは、

出席者の中で一番地位の高い人に、最初の挨拶をお願いする

ことです。

この時は、

「まずはじめに、○○部の○○部長(役職)より、ひとことご挨拶をいただきます」

「○○部長 よろしくお願いします」

とお願いし、挨拶が終わったら、

「○○部長 ありがとうございました」

と、お礼を言いましょう。

3.乾杯

乾杯の時も、幹事は挨拶をお願いすることとなります。

乾杯の際は、参加者の中で次席者となる人にお願いをします。

例としては、

「つづきまして、○○部の○○さん、乾杯の音頭をお願いします。みなさんお手元にグラスのご用意をお願いします」

のように行い、乾杯が終わったら、

「○○さん、ありがとうございます。」

「みなさん、この後しばらく、歓談の時間とさせていただきます。ごゆっくりお食事をお楽しみください」

と締め、しばらくは会食・歓談の時間です。

4.会食、歓談

幹事もこの時は仕事を忘れ、リラックスしたいですね!

そして、食事が半分を過ぎたところで、歓談中の出席者をいったん席に戻るよう促します。

5.新任、新入社員紹介

ここで、

新任、新入社員の紹介を幹事が行います。

あらかじめ台本を用意しておくとスムーズに進行できます。

新任者の紹介を終え、全員が挨拶を終えたところで、歓迎の花束・記念品をを渡してもよいですね。

6.転出、退職者紹介

新任者の紹介が終わると、続いては

転出者、退職者の紹介を幹事が行います。

転出者、退職者の挨拶が終わったら、ここで花束、記念品の贈呈となります。

花束や記念品については、部署内で贈呈者を事前に依頼し、段取りを連絡しておくとよいでしょう。

7.締めの挨拶 手締めなど

コースであれば、締めとなるデザートが出てきてから少し経過したところで。

また、飲み放題などであれば、お店の制限時間の少し前になったら、幹事は

締めの挨拶を促します。

「宴もたけなわではございますが、○○部○○次長(参加者の中で次席者となる人物)に最後のご挨拶をお願いします」

「○○次長 よろしくお願いします」

この挨拶の後に、手締めまで進めていただくよう、あらかじめお願いしておきましょう。

8.お開き 二次会の案内

最後に、幹事は

二次会の案内

もしなければなりません。

本日は、みなさんお忙しい中お集まりいただきありがとうございました。

これをもちまして ○○年度 歓送迎会を終了とさせていただきます。

また、○○時より ○○にて二次会のお席を用意してありますので、みなさんご移動をお願いします。

 

頼りない幹事でしたが、ありがとうございました。

忘れ物のないようお願いします。

その後、幹事は、歓送迎会の会場に最後まで残り、忘れ物などがないか、必ず確認をしましょう!

代金の支払いは、歓談の間などに済ませておくと、スムーズに二次会の会場に移動できますよ。

 

まとめ

幹事が歓送迎会当日までにやる事や、当日の挨拶などを紹介してきました。

幹事というと、当日までは会社で通常業務をしながら準備を行うため、慌ただしく大変です。

そのため全てを一人で背負い込むのはやめましょう。

当日の司会・進行については、幹事本人がやるべきところですが、準備段階でお願いできることは、周りにお願いしていくべきです。

歓送迎会の仕切りを全て自分で抱えこんでしまうと、最終的には、ボロボロの歓送迎会になってしまうおそれがあります。

巻きこめる方をうまく巻き込んで、迎える方と送り出す方の思い出に残る歓送迎会にしていきましょう!

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