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歓送迎会の幹事の準備と当日の流れを紹介!段取りと挨拶が重要!

更新日

新年度は、新入社員の入社式や、中途採用で入ってくる人、異動で次に職場に出て行く人、会社での行事も様々ですね。

3月末は決算の会社も多いので、その頃は、仕事が忙しい方が多かったのではないでしょうか?

しかし、もうすでに新しい体制の発表も終わった頃でしょう。

昨年までは、歓送迎会に参加していただけの新入社員さんなどは、先輩から4月の歓送迎会の幹事を依頼されている方も多いのではないでしょうか?

初幹事。

いったい何をどうやっていけばいいのか、、、頭の中には「???」となっていませんか?

今回は、そんな幹事を初体験の方に、幹事さんの歓送迎会当日の動きや、挨拶の依頼、挨拶、乾杯の依頼などをお話していきましょう!

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歓送迎会で幹事が一番最初にやることは予約!

飲み会

歓送迎会において、幹事が、一番最初にやることは、[部署の人数+異動でくる方+新入社員の人数]で、歓送迎会を行うお店を予約することですね。

その時に考えられる最大人数で予約をして、最終人数の決定をお店にお知らせする日程を、お店の方と相談して決めておきましょう。

この時、万が一に備えて、いつまでなら"キャンセル料が発生しないか""キャンセル料の金額"も確認しておくと良いでしょう。

そして、お店の予約が取れたら、出欠を取り、出席者の名簿を作っておくと便利です。

 

歓送迎会で幹事の当日はどんな感じ?

飲み会

歓送迎会当日になったら幹事は、他の出席者よりも最低でも30分から1時間は早く現場に到着するようにしましょう。

・歓送迎会の会場チェック

・上司の座る席のセッティング

・お店の方との打合せ

などなど。

やること、確認するべきところは、たくさんあります。

また、幹事は歓送迎会での司会という大きな仕事もありますので、費用の集金などが予め可能なら、先に集金しておくと当日が楽になります。

もし当日に集金する場合は、誰かに手伝いを頼んで、お願いするようにします。

集金業務に追われて、せっかくの歓送迎会が遅れてしまったり、バタバタと見苦しい様を見せないようにしましょう。

 

歓送迎会当日の流れは?

乾杯

一般的な歓送迎会での、タイムテーブルは以下のような流れになりますね。

歓送迎会のタイムテーブル

  1. 歓送迎会の開始の言葉・・・(幹事)
  2. 最初の挨拶・・・・・・・・(出席者で一番地位の高い人)
  3. 乾杯・・・・・・・・・・・(年長者 又は 主任クラス)
  4. 会食、歓談・・・・・・・・(乾杯の後、幹事)
  5. 新任、新入社員紹介・・・・(幹事)
  6. 新任、新入社員挨拶
  7. 転出、退職者 紹介・・・・(幹事)
  8. 転出、退職者 挨拶
  9. 転出、退職者への花束、記念品の贈呈・・・部署内で贈呈者を事前に依頼し、段取りを連絡しておく。
  10. 締めの挨拶 手締めなど・・(部署で2番目に地位の高い人)
  11. お開き 二次会の案内

幹事が歓送迎会当日までに行うべきことは?

花束贈呈

出席者、タイムテーブルも決まってきたら、挨拶や乾杯をお願いする方々や、当日お手伝いをお願いする方に、依頼しにいきましょう。

挨拶や乾杯をお願いする方には、予めお話を頂く時間を伝えておきます。

この時、実際より少し短め伝えておく方が、後々の予定に変動が発生しづらくなります。人は、話を始めると往々にして予定時間よりも長くなりますので。

贈呈用のお花、記念品などは、幹事さんが予約購入して、当日は同じ部署の同僚にとってきてもらったり、予約購入から同僚に任せてみても良いですね。

集金支払をお願いする人や、花束、記念品を渡す人、誰に何をお願いするかなども、リストを作っておくと便利ですね。

前日には、何かをお願いをした方には、確認と再度当日のお願いもしておきましょう。

そして、当日までには必ずお店に1度は足を運びましょう。

会場の雰囲気、席のセッティングなどを確認し、お料理も写真などで、一つ一つ確認しておくことをおすすめします。

また当日には、転出や退職者の方の挨拶の間などは、場の雰囲気もしんみりしてくるでしょう。

その時間は、事前にお店の方と相談して、お料理の提供をやめていただくのも、一つの配慮をですね。

お店の人と、作成したタイムテーブルを元に、一度相談しておくことができれば、それが一番です。

 

歓送迎会の幹事としての進行と挨拶の例とは?

司会

歓送迎会の幹事、当日の挨拶の例を紹介していきます。

はじめの挨拶

「本日は、皆様お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。本日、幹事を務めさせていただきました、 ○○○○です。よろしくお願いします」

○○○○には、入社年度、入社年数をいれてもいいですね。

歓送迎会のタイムスケジュールを説明

この歓送迎会の趣旨(異動人数などをお知らせする)と、おおよそのタイムテーブルを紹介していく。

料理コース・メニュー(飲み放題時)・時間を説明

この歓送迎会での、料理コースと、飲み放題などを付けているときはメニュー、そして時間を伝えましょう。

次に、最初の挨拶、乾杯を願いしている人を、順番に紹介して、挨拶、乾杯まで進めていきましょう。

上役の方に挨拶を促す

「まずはじめに、○○部の○○部長(役職)より、ひとことご挨拶をいただきます」

「○○部長 よろしくお願いします」

その挨拶が終わったら、

「○○部長 ありがとうございました」

乾杯を予めお願いしている方を促す

「つづきまして、○○部の○○さん、乾杯の音頭をお願いします。みなさんお手元にグラスのご用意をお願いします」

乾杯が終わったら

「○○さん、ありがとうございます。」

「みなさん、この後しばらく、歓談の時間とさせていただきます。ごゆっくりお食事をお楽しみください」

そして、食事が半分を過ぎてきたところで、歓談中の出席者をいったん席に戻るように促します。

転入と新入社員の紹介

ここで、転入と新入社員の紹介していきます。(予め台本を用意しておきましょう)

そして、前に出てきてもらって、挨拶をしてもらいます。

全員の挨拶が終了したところで、歓迎の花束等を渡しても良いですね。

転出と退職者を紹介

続いて、転出と退職者を紹介していきます。(予め台本を用意しておきましょう)

そして、前に出てきてもらい 挨拶を促します。

全員の挨拶が終了した後に記念品と花束を贈呈します。

この後は、さらに歓談の時間を設けます。

締めの挨拶と手締めのお願いをしている人に促す

コースであれば、締めとなるデザートが出てきてから少し経過したところで、飲み放題などであれば、お店の制限時間の少し前になったら、締めの挨拶を促します。

「宴もたけなわではございますが、○○部○○次長(2番目に地位の高い人の役職)に最後のご挨拶をお願いします。」

「○○次長 よろしくお願いします」

この挨拶の後に、手締めまで進めていただくように予めお願いしておきましょう。

お開きの挨拶と二次会の案内

「本日は、みなさんお忙しい中お集まりいただきありがとうございました。これをもちまして ○○年度 歓送迎会を終了とさせていただきます。また、○○時より ○○にて二次会のお席を用意してありますので、みなさんご移動をおねがいします。」

「頼りない幹事でしたが、ありがとうございました」

「忘れ物のないよう、おねがいします」

 

幹事の最後お仕事!

忘れ物チェック

歓送迎会の幹事は、会場を最後に出て、忘れ物などないか、必ず確認をしましょう!

代金の支払いは、歓談の間などに済ませておくと、スムーズに二次会の会場に移動できますね。

 

まとめ

幹事の、歓送迎会当日までにやる事や、当日の挨拶などを、ご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?

幹事というと、当日までは通常業務をしながらでの準備で、何かと荷を重く感じますが、全てを一人で背負い込むのはやめましょう。

当日の司会、進行については、幹事本人がやるべきところですが、準備段階でお願い出来る事は、周りにお願いしていくべきです。

歓送迎会の仕切りを全て自分で抱えこんでしまうと、最終的にはボロボロの歓送迎会になってしまう可能性が高くなります。

巻きこめる方を、うまく巻き込んで、迎える方と送る方の思い出に残る、歓送迎会にしていきましょう!

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