歓送迎会の幹事の準備とは?当日の流れや挨拶をチェック!

雑学

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歓送迎会

しかし、何度も利用しているお店であれば、お店側も歓送迎会だとわかると、幹事のサポートをしてくれることも多々あります。

これにより幹事の負担をグッと減らすことが可能。

そのため、過去の歓送迎会がどこで行われたか、事前に同僚や上司に聞いておくとよいですね。

この時、万が一に備えて、

  • いつまでならキャンセル料が発生しないか?
  • キャンセル料の金額はいくらか?

も確認しておくと良いでしょう。

 

そして、歓送迎会参加者の出欠を取り、出席者の名簿を作っておくと便利です。

その後、出席者、タイムテーブルも決まってきたら、

  • 挨拶や乾杯をお願いする方々
  • 当日お手伝いをお願いする方

に依頼に行きましょう。

この時、挨拶や乾杯をお願いする方には、あらかじめ相談をすることを伝えておきます。

贈呈用のお花、記念品などは、幹事が予約購入し、当日は同じ部署の同僚に取ってきてもらったり、予約購入から同僚に任せてみてもよいですね。

このように集金支払いをお願いする人や、花束・記念品を渡す人、誰に何をお願いするかなども、予めリストを作っておくと便利です。

前日には、歓送迎会について何かをお願いをした方には、確認をとることをお忘れなく!

 

そして、当日までには必ずお店に1度は足を運びましょう。

会場の雰囲気、席のセッティング、料理も写真などで確認しておくことをおすすめします。

また当日には、転出や退職者の方の挨拶の間などは、場の雰囲気もしんみりしてくるでしょう。

その時間は、事前にお店の方と相談して、料理の提供をやめてもらうように伝えておくことも大事です。

お店の人と、作成したタイムテーブルを元に相談しておくことをおすすめします。

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