歓送迎会の幹事の準備とは?当日の流れや挨拶をチェック!

雑学

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歓送迎会

 

歓送迎会当日の幹事は何をするの?

歓送迎会当日になったら、幹事は、他の出席者より、最低でも

30分から1時間は早く現場に到着する

ようにしましょう。

  • 上司の座る席のセッティング
  • お店の方との最終チェック

など、やること、確認するべきところはたくさんあります。

また、幹事は歓送迎会での司会という大きな仕事もあります。

歓送迎会の会費の集金などが予め可能なら、事前に集金しておくと、当日が楽になります。

もし当日に集金する場合は、誰かに手伝いを頼んで、お願いするようにします。

集金業務に追われて、せっかくの歓送迎会が遅れてしまったり、バタバタと見苦しい姿を見せないようにしましょう。

 

歓送迎会当日のスケジュールをチェック!

一般的な歓送迎会での、タイムテーブルは以下のような流れになりますね。

歓送迎会開始後に幹事がするべきことも、ここで紹介します。

1.歓送迎会の開始の言葉

歓送迎会開始の挨拶は、幹事が行います。

例としては、以下のような挨拶です。

「本日は、皆様お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。本日、幹事を務めさせていただきました、○○です。よろしくお願いします」

○○には、入社年度、入社年数を入れてもいいですね。

その後は、会の趣旨などを説明していくこととなります。

2.最初の挨拶

ここで幹事が行うのは、

出席者の中で一番地位の高い人に、最初の挨拶をお願いする

ことです。

この時は、

「まずはじめに、○○部の○○部長(役職)より、ひとことご挨拶をいただきます」

「○○部長 よろしくお願いします」

とお願いし、挨拶が終わったら、

「○○部長 ありがとうございました」

と、お礼を言いましょう。

3.乾杯

乾杯の時も、幹事は挨拶をお願いすることとなります。

乾杯の際は、参加者の中で次席者となる人にお願いをします。

例としては、

「つづきまして、○○部の○○さん、乾杯の音頭をお願いします。みなさんお手元にグラスのご用意をお願いします」

のように行い、乾杯が終わったら、

「○○さん、ありがとうございます。」

「みなさん、この後しばらく、歓談の時間とさせていただきます。ごゆっくりお食事をお楽しみください」

と締め、しばらくは会食・歓談の時間です。

4.会食、歓談

幹事もこの時は仕事を忘れ、リラックスしたいですね!

そして、食事が半分を過ぎたところで、歓談中の出席者をいったん席に戻るよう促します。

5.新任、新入社員紹介

ここで、

新任、新入社員の紹介を幹事が行います。

あらかじめ台本を用意しておくとスムーズに進行できます。

新任者の紹介を終え、全員が挨拶を終えたところで、歓迎の花束・記念品をを渡してもよいですね。

6.転出、退職者紹介

新任者の紹介が終わると、続いては

転出者、退職者の紹介を幹事が行います。

転出者、退職者の挨拶が終わったら、ここで花束、記念品の贈呈となります。

花束や記念品については、部署内で贈呈者を事前に依頼し、段取りを連絡しておくとよいでしょう。

7.締めの挨拶 手締めなど

コースであれば、締めとなるデザートが出てきてから少し経過したところで。

また、飲み放題などであれば、お店の制限時間の少し前になったら、幹事は

締めの挨拶を促します。

「宴もたけなわではございますが、○○部○○次長(参加者の中で次席者となる人物)に最後のご挨拶をお願いします」

「○○次長 よろしくお願いします」

この挨拶の後に、手締めまで進めていただくよう、あらかじめお願いしておきましょう。

8.お開き 二次会の案内

最後に、幹事は

二次会の案内

もしなければなりません。

本日は、みなさんお忙しい中お集まりいただきありがとうございました。

これをもちまして ○○年度 歓送迎会を終了とさせていただきます。

また、○○時より ○○にて二次会のお席を用意してありますので、みなさんご移動をお願いします。

 

頼りない幹事でしたが、ありがとうございました。

忘れ物のないようお願いします。

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